/klachtenregeling-wetenschappelijke-integriteit-knaw
Preambule
In de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit 2018 zijn de leidende principes van goede en integere wetenschapsbeoefening en de daaruit voortvloeiende normen voor goede onderzoekspraktijken vastgelegd die ook door de Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (KNAW) worden onderschreven en die gelden als richtlijnen als bedoeld in artikel 1.7 van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW). Binnen de KNAW geldt dat op alle betrokkenen bij het onderzoek een eigen verantwoordelijkheid rust voor de instandhouding van de wetenschappelijke integriteit. Iedereen moet zich er steeds voor inzetten dat de normen zorgvuldig worden nageleefd. Als wordt verondersteld dat de wetenschappelijke integriteit is geschonden, kan hierover een klacht worden ingediend. De KNAW zorgt voor een zorgvuldige en eerlijke procedure voor de behandeling van de klachten en de daaropvolgende besluitvorming. Met dat doel heeft het bestuur van de KNAW de onderstaande regeling vastgesteld.
Deze regeling wordt zo veel mogelijk naar analogie toegepast als een onderzoek naar mogelijke schending van de wetenschappelijke integriteit wordt ingesteld op verzoek van het bestuur van de KNAW zonder dat er een klacht is ingediend. Deze regeling is gebaseerd op het Landelijk Model Klachtenregeling Wetenschappelijke Integriteit zoals opgesteld door de VSNU.
Overal waar in deze regeling de mannelijke vorm wordt gebruikt, is de bepaling evenzeer van toepassing op de vrouwelijke.
Paragraaf 1 Definities
1.1 Gedragscode: Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit 2018.
1.2 Schending van de wetenschappelijke integriteit: Handelen of nalaten dat een schending van de wetenschappelijke integriteit oplevert in de zin van paragraaf 5.2 onder A 1, 2, of 3 van de Gedragscode.
1.3 Klacht: Een schriftelijke melding over een veronderstelde schending van de wetenschappelijke integriteit begaan door een werknemer.
1.4 Klager: Degene die zich met een klacht wendt tot de commissie of de vertrouwenspersoon.
1.5 Beklaagde: De werknemer over wiens gedraging een klacht is ingediend, of naar wiens handelen op verzoek van het bestuur door de commissie een onderzoek wordt verricht.
1.6 Werknemer: Degene die een dienstverband heeft of heeft gehad bij de KNAW of die anderszins werkzaam is of is geweest onder verantwoordelijkheid van de KNAW; hieronder vallen ook personen die niet of slechts in deeltijd aan de KNAW zijn verbonden voor zover zij in het onderzoek van de KNAW participeren dan wel hun onderzoek onder naam of verantwoordelijkheid van de KNAW naar buiten brengen. Uitgezonderd zijn personen die slechts in een ondersteunende rol bij het onderzoek zijn betrokken.
1.7 Vertrouwenspersoon: Degene die als vertrouwenspersoon wetenschappelijke integriteit is benoemd door het bestuur.
1.8 Commissie: De door het bestuur ingestelde commissie ter behandeling van klachten inzake schending van de wetenschappelijke integriteit.
1.9 Bestuur: Het bestuur van de KNAW.
Paragraaf 2 Algemeen
2.1 Iedereen heeft het recht de vertrouwenspersoon te raadplegen bij een veronderstelde schending van de wetenschappelijke integriteit.
2.2 Iedereen heeft het recht een klacht in te dienen bij de commissie, die het bestuur onverwijld informeert over de ontvangst van de klacht. Een klacht kan alleen worden ingediend over een veronderstelde schending van de wetenschappelijke integriteit. In de klacht moet voldoende zijn onderbouwd waarom klager de wetenschappelijke integriteit geschonden acht.
2.3 Het bestuur kan ook zonder dat een klacht is ingediend de commissie verzoeken een onderzoek in te stellen naar een veronderstelde schending van de wetenschappelijke integriteit.
2.4 Een anonieme klacht wordt slechts in behandeling genomen als de commissie of het bestuur daartoe aanleiding ziet omdat: - zwaarwegende publieke belangen of zwaarwegende belangen van de KNAW of van derden daartoe nopen en - het feitenonderzoek zonder inbreng van klager kan plaatsvinden.
2.5 Als de klacht betrekking heeft op iemand die werknemer is of is geweest van meerdere instellingen die de Gedragscode hebben onderschreven en de klacht dientengevolge aan meerdere instellingen onderzocht zou kunnen worden, kan gezamenlijke klachtbehandeling plaatsvinden of maken de betrokken instellingen anderszins afspraken over de wijze van klachtbehandeling. Een beslissing over de wijze van behandeling wordt in dat geval genomen door de commissie.
2.6 Onverminderd het in de wet of andere bindende regelingen bepaalde, is iedereen verplicht aan de vertrouwenspersoon en de commissie binnen de gestelde redelijke termijn alle medewerking te verlenen die zij redelijkerwijs kunnen vragen bij de uitoefening van hun bevoegdheden.
2.7 Iedereen die is betrokken bij de behandeling van een klacht is geheimhouding verschuldigd over de kennisgeving dat een klacht is dan wel wordt ingediend, de inhoud van de klacht en de informatie die in verband met de klacht of de procedure bekend is geworden. Deze geheimhoudingsplicht geldt ook na afloop van de procedure, met uitzondering van de geanonimiseerde weergave van zaken in jaarverslagen of op een website. Indien de geheimhoudingsplicht wordt geschonden, kan de commissie of het bestuur daaraan passende consequenties verbinden waaronder het beëindigen van de behandeling van de klacht.
Paragraaf 3 Vertrouwenspersoon Wetenschappelijke Integriteit
3.1 Benoeming
a. Het bestuur benoemt een of meerdere vertrouwenspersonen voor een periode van vier jaar. Herbenoeming voor een aansluitende periode van telkens vier jaar is mogelijk.
b. De vertrouwenspersoon heeft een wetenschappelijke achtergrond, is lid van de KNAW, is van onberispelijke wetenschappelijke reputatie en kan goed omgaan met tegenstellingen en conflicten. De vertrouwenspersoon mag geen nevenfunctie hebben die het functioneren als vertrouwenspersoon in de weg kan staan.
c. Niet voor benoeming in aanmerking komen de leden van het bestuur, de directeuren van de instituten van de KNAW, de algemeen directeur en de leden van de commissie.
d. Het bestuur kan de benoeming tussentijds beëindigen: - op eigen verzoek van de vertrouwenspersoon; - wegens niet langer voldoen aan de vereisten voor benoembaarheid; - wegens disfunctioneren als vertrouwenspersoon.
3.2 Taak
De vertrouwenspersoon:
a. fungeert als laagdrempelig aanspreekpunt voor vragen en klachten over wetenschappelijke integriteit;
b. probeert als daartoe mogelijkheden lijken te bestaan te bemiddelen of de klacht anderszins in der minne op te lossen;
c. wijst, indien daartoe aanleiding bestaat, de klager de weg naar het indienen van een klacht bij de commissie;
d. mag niet tegelijkertijd zowel de klager als de beklaagde bijstaan;
e. verricht alleen handelingen ten behoeve van de klager of de beklaagde met hun instemming.
3.3 Verantwoording
De vertrouwenspersoon legt over de werkzaamheden achteraf verantwoording af aan het bestuur in een jaarlijkse rapportage ten behoeve van het jaarverslag van de KNAW. In de rapportage wordt in algemene termen verslag gedaan van de behandelde zaken en de verrichte activiteiten. Daarbij mag de rapportage niet tot personen herleidbaar zijn. De vertrouwenspersoon is verder geheimhouding verschuldigd over alles wat hem of haar in die hoedanigheid bekend is geworden. Slechts met uitdrukkelijke toestemming van klager en beklaagde kan hiervan worden afgeweken.
Paragraaf 4 Commissie Wetenschappelijke Integriteit
4.1 Benoeming en samenstelling
a. Het bestuur stelt een commissie in, bestaande uit een voorzitter en minimaal twee andere leden. Bij voorkeur is ten minste één van hen jurist en kent de commissie diversiteit wat betreft gender.
b. De voorzitter en de leden worden benoemd door het bestuur.
c. Het bepaalde in artikel 3.1 is van overeenkomstige toepassing, met dien verstande dat een vertrouwenspersoon niet in aanmerking komt voor benoeming als voorzitter of lid van de commissie.
d. Bij de benoeming wordt gestreefd naar een evenwichtige vertegenwoordiging van de wetenschapsgebieden.
e. De commissie kan voor het onderzoek van een bepaalde klacht tijdelijk worden uitgebreid met deskundigen of ad-hocleden, al dan niet verbonden aan de KNAW. De ad-hocleden hebben gedurende de klachtprocedure dezelfde taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden als de leden van de commissie.
f. De commissie wordt ondersteund door een secretaris.
4.2 Taak
De commissie onderzoekt klachten, beoordeelt of de wetenschappelijke integriteit is geschonden en brengt daarover advies uit aan het bestuur. Zij kan op verzoek van het bestuur ook een onderzoek verrichten en daarover advies uitbrengen zonder dat er een klacht is ingediend.
4.3 Bevoegdheden
a. De commissie is bevoegd informatie in te winnen bij alle werknemers en organen van de KNAW. Zij kan inzage verlangen in of kopieën verlangen van alle documentatie en correspondentie die zij voor haar onderzoek van belang acht en kan deze wanneer zij dat nodig acht in beslag nemen of laten verzegelen.
b. De in het vorige lid bedoelde documentatie omvat ook de data van het onderzoek waarop de klacht betrekking heeft. Niet-publiek beschikbare delen van het wetenschappelijk onderzoek en de desbetreffende data moeten wanneer de commissie dat noodzakelijk acht ter controle ter inzage worden gegeven aan twee door de commissie daartoe aangewezen personen. Deze personen voeren de controle uit onder strikte geheimhouding en delen hun bevindingen alleen met de commissie. De desbetreffende bevindingen zullen in het advies van de commissie op een zodanige manier worden weergegeven dat de vertrouwelijkheid van het onderzoek of de onderzoeksdata niet wordt geschaad.
c. De commissie kan deskundigen of andere derden, al dan niet verbonden aan de KNAW, raadplegen. Van de raadpleging wordt een rapportage opgemaakt. Partijen worden geïnformeerd over de identiteit van de geraadpleegde deskundigen of derden. De commissie kan op grond van zwaarwegende redenen besluiten om de identiteit van de geraadpleegde deskundigen of derden geheim te houden.
4.4 Werkwijze
a. Voor zover de werkwijze van de commissie niet in deze of in een nadere regeling is vastgelegd, wordt deze bepaald door de voorzitter.
b. Tenzij artikel 2.5 van toepassing is, wordt een klacht behandeld door de voorzitter van de commissie en twee andere leden, eventueel aangevuld met een of meer deskundigen of ad-hocleden. Deze deskundigen of ad-hocleden worden op verzoek van de commissie daartoe benoemd door het bestuur.
c. Leden van de commissie die op enigerlei wijze zijn betrokken bij de personen of feiten waarop de klacht betrekking heeft of die anderszins belang hebben bij de zaak, komen niet in aanmerking voor de behandeling van een klacht.
4.5 Start van de procedure
a. Na ontvangst van de klacht deelt de commissie de klager en beklaagde binnen twee weken schriftelijk mee dat zij de klacht heeft ontvangen en informeert zij de klager en beklaagde over de door haar te volgen procedure en over de inhoud van de klacht. Tevens stelt de commissie het bestuur op de hoogte van het feit dat er een klacht is ingediend.
b. De commissie beoordeelt of de klacht ontvankelijk is aan de hand van de volgende vereisten:
I. de klacht bevat een duidelijke omschrijving van de veronderstelde schending van de wetenschappelijke integriteit door een of meer werknemers en is voorzien van de daarop betrekking hebbende schriftelijke stukken of andere bewijsmiddelen;
II. de klacht is voorzien van dagtekening en vermeldt de naam, functie en contactgegevens van klager. Dit vereiste geldt niet als artikel 2.4 van toepassing is. Tevens vermeldt de klacht de naam en functie van beklaagde(n) op wie de klacht betrekking heeft.
c. Indien de klacht in een andere dan de Nederlandse taal is gesteld en een vertaling voor een goede behandeling van de klacht noodzakelijk is, dient de klager zorg te dragen voor een vertaling.
d. Als de klacht onvolledig is, biedt de commissie de klager de gelegenheid de klacht aan te vullen binnen een door haar gestelde termijn. De in 4.5 onder sub g genoemde termijn wordt dan verlengd met de in de vorige zin bedoelde termijn of de termijn waarbinnen de aanvulling is verstrekt.
e. De commissie is bevoegd het bestuur te adviseren een klacht niet inhoudelijk in behandeling te nemen als: I. na de veronderstelde schending een te lange termijn is verstreken of klager onredelijk lang heeft gewacht met het indienen van de klacht. Als zodanig geldt in beginsel een termijn van tien jaar; II. de klacht al eerder door haar of een soortgelijke commissie is onderzocht en er geen nieuwe relevante feiten beschikbaar zijn gekomen; III. voor klager een andere binnen de KNAW geregelde klachten-, bezwaren-, of beroepsprocedure open staat dan wel open heeft gestaan ter zake van de gedraging waarop de klacht betrekking heeft; IV. klager de geheimhoudingsverplichting van artikel 2.7 heeft geschonden; V. het verzuim als bedoeld in sub d van dit artikel niet binnen de gestelde termijn is hersteld; VI. de veronderstelde inbreuk niet is gepleegd door een werknemer.
f. De commissie is eveneens bevoegd het bestuur te adviseren een klacht niet inhoudelijk in behandeling te nemen als zij op grond van een eerste beoordeling tot de conclusie is gekomen dat de klacht: I. kennelijk ongegrond is; II. kennelijk van onvoldoende belang is; III. uitsluitend een professioneel verschil van opvattingen betreft; IV. slechts is terug te voeren op een arbeidsconflict; V. niet tot het oordeel kan leiden dat het handelen van beklaagde een schending van de wetenschappelijke integriteit betreft.
g. De commissie brengt binnen vier weken advies uit aan het bestuur als zij van mening is dat de klacht niet-ontvankelijk is of de klacht niet inhoudelijk in behandeling zou moeten worden genomen. h. Het bestuur beslist vervolgens zo snel mogelijk over het niet-ontvankelijk verklaren van de klacht dan wel het niet inhoudelijk in behandeling nemen van de klacht en stuurt zijn beslissing aan klager en beklaagde. Als wordt besloten om de klacht niet-ontvankelijk te verklaren dan wel niet inhoudelijk in behandeling te nemen, is dit een aanvankelijk oordeel als bedoeld in artikel 5.1. Als sub g niet van toepassing is of als het bestuur met toepassing van sub h beslist dat de klacht toch ontvankelijk is dan wel inhoudelijk in behandeling dient te worden genomen, gaat de commissie over tot inhoudelijke behandeling. Daarbij geldt als uitgangspunt dat beklaagde wordt geacht onschuldig te zijn tot het tegendeel is bewezen.
4.6 Inhoudelijke behandeling van een klacht
a. De commissie gaat zo nodig na of er behalve klager en beklaagde nog andere belanghebbenden zijn die bij de procedure betrokken moeten worden.
b. De commissie stelt klager en beklaagde in de gelegenheid te worden gehoord. De commissie kan besluiten ook belanghebbenden in de gelegenheid te stellen te worden gehoord.
c. Het horen van klager, beklaagde en eventuele belanghebbenden gebeurt in elkaars aanwezigheid, tenzij er zwaarwegende redenen zijn om hen gescheiden te horen. In dat geval wordt ieder van hen op de hoogte gesteld van wat er tijdens het horen buiten zijn of haar aanwezigheid naar voren is gebracht.
d. Van het horen wordt een schriftelijk verslag gemaakt waarin zakelijk wordt weergegeven wat er is gezegd. Het verslag wordt aan de gehoorde gezonden en door deze ondertekend. De commissie verwerkt, dan wel vermeldt, in haar rapport van bevindingen de door de gehoorde binnen een door de commissie vastgestelde termijn gemaakte opmerkingen op het verslag. Weigert de gehoorde het verslag te ondertekenen dan wordt daarvan in het verslag melding gemaakt, zo nodig met vermelding van de redenen.
e. De commissie kan geluidsopnamen van het horen maken. Deze zijn uitsluitend bedoeld als hulpmiddel bij het maken van het verslag. Nadat het bestuur zijn definitieve oordeel heeft gegeven, worden de opnamen vernietigd. Behalve de commissie mag niemand tijdens een hoorzitting geluids- of beeldopnamen maken.
f. Tijdens het horen kunnen klager, beklaagde en eventuele belanghebbenden zich laten bijstaan, maar zich niet laten vertegenwoordigen.
g. De commissie kan getuigen en deskundigen horen of deskundigen verzoeken om een schriftelijk deskundigenrapport.
h. Alle relevante informatie die de commissie verzamelt wordt met het oog op een eerlijke behandeling ter beschikking gesteld aan klager, beklaagde en eventuele belanghebbenden, tenzij de commissie op grond van gewichtige redenen aanleiding ziet om van deze regel af te wijken. De redenen om bepaalde informatie niet ter beschikking te stellen worden in het advies weergegeven.
i. De hoorzittingen en overige zittingen van de commissie zijn niet openbaar.
j. Binnen tien weken na ontvangst van de klacht brengt de commissie een rapport van bevindingen uit aan het bestuur en een advies over de gegrondheid van de klacht. Daarbij maakt zij gebruik van de wegingscriteria die zijn opgenomen in paragraaf 5.2 onder C van de Gedragscode. De termijn van tien weken kan door de commissie met vier weken worden verlengd. Van de verlenging wordt schriftelijk aan klager, beklaagde en eventuele belanghebbende mededeling gedaan. Verdere verlenging is mogelijk voor zover klager, beklaagde en eventuele belanghebbenden daarmee schriftelijk instemmen.
k. Het rapport van bevindingen bevat tenminste:
I. de verslagen van gevoerde hoorgesprekken en rapportages, de voor de klacht relevante stukken;
II. een weergave van de conclusies die de commissie daaruit afleidt.
l. Voordat de commissie het rapport van bevindingen toezendt aan het bestuur, legt de commissie de conclusies uit het rapport als bedoeld in sub k (II) van dit artikel voor aan de klager en de beklaagde. De commissie verwerkt dan wel vermeldt in haar rapport van bevindingen de door de klager en beklaagde binnen een door de commissie vastgestelde termijn gemaakte opmerkingen.
m. Het rapport van bevindingen noch het advies van de commissie zijn openbaar.
n. De commissie stelt een geanonimiseerde, voor openbaarmaking bestemde samenvatting van haar bevindingen en advies ter beschikking aan het bestuur.
o. Het bestuur draagt na afronding van de procedure zorg voor publicatie van de openbare samenvatting en het geanonimiseerde oordeel van het bestuur.
p. Het bestuur kan, op grond van zwaarwegende redenen, kiezen voor een niet-geanonimiseerde publicatie.
4.7 Intrekken van de klacht
a. De klager kan te allen tijde, lopende het onderzoek, de klacht intrekken door middel van toezending van een schriftelijke verklaring aan de commissie. De commissie stelt het bestuur en de beklaagde daarvan onverwijld op de hoogte.
b. Indien er volgens de commissie na intrekking van de klacht alsnog aanleiding is om de klacht verder te behandelen, dan is zij bevoegd om dat te doen. In dat geval stelt zij het bestuur, de beklaagde en de klager daarvan onverwijld op de hoogte.
4.8 Verantwoording
De commissie legt over haar werkzaamheden achteraf verantwoording af aan het bestuur in een jaarlijkse rapportage ten behoeve van het jaarverslag van de KNAW. In de rapportage wordt in algemene termen verslag gedaan van de behandelde zaken en de verrichte activiteiten. Daarbij mag de rapportage niet tot personen herleidbaar zijn. De leden van de commissie en eventuele geraadpleegde deskundigen zijn voor het overige geheimhouding verschuldigd over hetgeen hen in die hoedanigheid bekend is geworden. Slechts met uitdrukkelijke toestemming van klager en beklaagde kan hiervan worden afgeweken.
Paragraaf 5 Vervolgprocedure
5.1 Het bestuur stelt zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na ontvangst van het advies van de commissie zijn aanvankelijk oordeel vast. Het stelt de klager, de beklaagde en eventuele overige belanghebbenden hiervan direct schriftelijk in kennis. Het rapport van bevindingen en het advies van de commissie worden meegezonden met het aanvankelijk oordeel. Indien het bestuur in zijn aanvankelijk oordeel afwijkt van het advies van de commissie, wordt in het aanvankelijk oordeel de reden van afwijking vermeld.
5.2 Klager, beklaagde en eventuele andere belanghebbenden kunnen binnen zes weken na dagtekening van het aanvankelijk oordeel aan het LOWI verzoeken daarover advies uit te brengen. Het bestuur zendt desgevraagd alle op de klacht betrekking hebbende stukken in afschrift aan het LOWI.
5.3 Als niet binnen de onder 5.2 genoemde termijn het advies van het LOWI is gevraagd, stelt het bestuur zijn definitieve oordeel vast over de klacht.
5.4 Als het advies van het LOWI is gevraagd, betrekt het bestuur het advies van het LOWI in zijn definitieve oordeel. Het bestuur stelt de klager en de beklaagde(n) direct schriftelijk in kennis van het definitieve oordeel. Indien het bestuur in zijn oordeel afwijkt van het advies van het LOWI, wordt in het oordeel de reden van afwijking vermeld. 5.5 Het oordeel van het bestuur wordt met rapport van bevindingen en het advies van de commissie na afronding van de procedure in geanonimiseerde vorm gepubliceerd.
Paragraaf 6 Bescherming
Het bestuur van de KNAW spant zich ervoor in dat de rechten van klager en beklaagde worden beschermd en dat zij in hun loopbaanperspectieven of anderszins geen onnodig nadeel ondervinden. Hetzelfde geldt voor eventuele andere belanghebbenden, getuigen, deskundigen, de vertrouwenspersonen of de commissieleden.
Paragraaf 7 Uitsluiting andere klachtenregelingen
Andere binnen de KNAW geldende klachtenregelingen zijn niet van toepassing op klachten die conform deze regeling worden behandeld.
Paragraaf 8 Slotbepalingen
8.1 In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur.
8.2 Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2021 en vervangt de voorgaande klachtenregeling op het gebied van wetenschappelijke integriteit voor zover het klachten betreft die aanhangig worden gemaakt op of na deze datum. Pagina 7 van 7 JZ/01
8.3 Deze regeling kan worden aangehaald als “Klachtenregeling wetenschappelijke integriteit KNAW” en wordt gepubliceerd op de website van de KNAW.
Deze regeling is vastgesteld door het bestuur op 4 december 2020, na verkregen instemming van de Ondernemingsraad.