/documenten-en-regelingen-knaw/mandatenregeling-knaw
Wie mag het zeggen als het gaat om bijvoorbeeld personeel, geld of overeenkomsten? De afspraken hierover zijn terug te vinden in de mandatenregeling KNAW.
Inhoudsopgave
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
1.1 Begripsbepalingen
-
- Algemene regels
- Algemene regels (Onder)Mandaat
- Algemene regels Plaatsvervanger
- Algemene regels Onder- ondermandaat
- Algemene regels Volmacht en Ondervolmacht
- Algemene regels
Hoofdstuk 2 Mandaten
2.1 Beheersmandaten algemeen directeur
2.2 Beheersmandaten instituutsdirecteur
2.2.1 Beheersmandaten op het gebied van Personeel
2.2.2 Beheersmandaten op het gebied van Financiën
2.2.3 Beheersmandaten op het gebied van Huisvesting
2.2.4 Beheersmandaten op het gebied van ICT
2.2.5 Beheersmandaten Overig
2.3 Afdoeningsmandaten
Hoofdstuk 3 Voorbehouden bevoegdheden
3.1 Voorbehouden bevoegdheden bestuur
3.1.1 Voorbehouden bevoegdheden personeel
3.1.2 Voorbehouden bevoegdheden financiën
3.1.3 Voorbehouden bevoegdheid huisvesting
3.1.4 Voorbehouden bevoegdheden met betrekking tot juridische aangelegenheden en (gerechtelijke) procedures
3.1.5 Voorbehouden bevoegdheden met betrekking tot de huisstijl, naam en logo KNAW
3.1.6 Voorbehouden bevoegdheid overig
3.2 Voorbehouden bevoegdheden algemeen directeur
3.2.1 Voorbehouden bevoegdheden personeel
3.2.2 Voorbehouden bevoegdheden financiën
3.2.3 Voorbehouden bevoegdheden huisvesting
3.2.4 Voorbehouden bevoegdheden ICT
3.2.5 Voorbehouden bevoegdheden met betrekking tot het aangaan van verplichtingen
3.2.6 Voorbehouden bevoegdheden met betrekking tot juridische aangelegenheden en (gerechtelijke) procedures
3.2.7 Voorbehouden bevoegdheid met betrekking tot de huisstijl, naam en logo KNAW
3.2.8 Voorbehouden bevoegdheden overig
3.2.9 Algemeen voorbehoud ten aanzien van mandaatuitoefening
Hoofdstuk 4 Meldingsplicht en overleg
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen
Annex Ondermandatenregeling bureau KNAW
HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN
1.1 Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
afdoeningsmandaat:
de bevoegdheid om namens het bestuur besluiten te nemen op het gebied van bestuur.
beheer:
alle verrichtingen, handelingen en besluiten ten aanzien van personeel en financiën, huisvesting, ICT en overige verrichtingen waarmee het bestuur gestalte geeft aan het beleid van de KNAW op deze terreinen.
beheerseenheid:
één van de in het Reglement KNAW genoemde organisatieonderdelen.
beheersmandaat:
de bevoegdheid om namens het bestuur besluiten te nemen op het gebied van beheer.
gemandateerde:
degene aan wie op grond van deze regeling door het bestuur een mandaat is verleend.
(onder)mandaat:
de bevoegdheid om namens het bestuur besluiten te nemen, onderscheiden naar mandaten op het gebied van beheer (beheersmandaten) en mandaten op het gebied van het bestuur (afdoeningsmandaten).
ondergemandateerde:
degene aan wie op grond van deze regeling door de algemeen directeur een ondermandaat is verleend.
onder-ondermandaat:
een door een ondergemandateerde met toestemming van de algemeen directeur op zijn beurt verleend mandaat aan een ander.
Toelichting:
Een specifieke uitvoering van onder-ondermandaat is de tekenbevoegdheid.
plaatsvervangend ondergemandateerde:
een onder leiding en verantwoordelijkheid van een ondergemandateerde werkzaam personeelslid, dat bij afwezigheid van de ondergemandateerde bevoegd is tot uitoefening van diens ondermandaat al dan niet in volle omvang.
volmacht:
de bevoegdheid tot het verrichten van een of meer bepaalde rechtshandelingen voor de KNAW.
voorbehouden bevoegdheid:
bevoegdheid die het bestuur (c.q. de algemeen directeur) voor zichzelf behoudt en die geen onderdeel is van de bevoegdheid van de gemandateerde (c.q. de ondergemandateerde).
De overige begrippen in deze regeling hebben de betekenis die de wet en het Reglement KNAW daaraan toekennen.
Overal waar in deze regeling de mannelijke vorm wordt gebruikt, kan ook de vrouwelijke vorm worden gelezen.
1.2 Algemene regels
1.2.1 Algemene regels (Onder)Mandaat
a. Binnen de grenzen van het (onder)mandaat is de (onder)gemandateerde bevoegd namens en onder verantwoordelijkheid van het bestuur zelfstandig handelingen te verrichten, besluiten te nemen en stukken te tekenen met inachtneming van het ten aanzien van de (onder)gemandateerde bevoegdheid bij of krachtens de wet, het Reglement KNAW, deze regeling en de overige regels, richtlijnen en instructies terzake van het door het bestuur (c.q. de algemeen directeur) bepaalde.
b. De verlening van (onder)mandaat geschiedt schriftelijk.
c. Het bestuur (c.q. de algemeen directeur) kan ter zake van de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheid in het algemeen of per geval instructies geven.
d. Een door de (onder)gemandateerde binnen de grenzen van zijn bevoegdheid genomen besluit geldt als een besluit van het bestuur.
e. Bij de uitoefening van een (onder)gemandateerde bevoegdheid ondertekent de (onder)gemandateerde "namens het bestuur" gevolgd door de vermelding van zijn naam en functie.
f. De bevoegdheid tot uitoefening van het (onder)mandaat eindigt bij beëindiging van de functie op grond waarvan het (onder)mandaat is verleend of zoveel eerder in geval van sub g.
g. Het bestuur (c.q. de algemeen directeur) kan het verleende (onder)mandaat te allen tijde beëindigen. Beëindiging geschiedt schriftelijk.
h. Het bestuur (c.q. de algemeen directeur) blijft te allen tijde bevoegd de (onder)gemandateerde bevoegdheid zelf uit te oefenen; alsdan stelt het bestuur (c.q. de algemeen directeur) de (onder)gemandateerde hiervan in kennis.
i. De (onder)gemandateerde kan het bestuur (c.q. de algemeen directeur) verzoeken het mandaat in te trekken.
j. De (onder)gemandateerde is over de uitoefening van de mandaten, ondermandaten en onder-ondermandaten binnen zijn beheerseenheid verantwoording verschuldigd aan het bestuur (c.q. de algemeen directeur) en verschaft hierover de gevraagde inlichtingen.
k. Het bestuur (c.q. de algemeen directeur) kan bepalen dat het bepaalde bevoegdheden voor zichzelf behoudt. Deze voorbehouden bevoegdheden worden, voor zover niet opgenomen in deze regeling, aan de (onder)gemandateerde schriftelijk meegedeeld.
l. De algemeen directeur kan met voorafgaande schriftelijke toestemming van het bestuur van de KNAW ondermandaat verlenen aan andere functionarissen dan zoals voorzien in deze regeling. De verlening van ondermandaat geschiedt schriftelijk en de algemeen directeur draagt zorg voor registratie van de verleende ondermandaten.
1.2.2 Algemene regels Plaatsvervanger
a. Iedere ondergemandateerde wijst met voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemeen directeur een personeelslid van de beheerseenheid aan als zijn plaatsvervanger voor de uitoefening van de hem verleende en niet in onder- ondermandaat doorgegeven beheersmandaten.
b. Een plaatsvervangend gemandateerde ondertekent op dezelfde wijze als de desbetreffende ondergemandateerde, met de toevoeging "voor deze".
1.2.3 Algemene regels Onder- ondermandaat
a. Een ondermandaat kan door de ondergemandateerde aan een andere werknemer van de desbetreffende beheerseenheid als onder- ondermandaat worden doorgegeven met voorafgaande, schriftelijke toestemming van de algemeen directeur en met inachtneming van deze regeling en de door de algemeen directeur gegeven richtlijnen. Een wijziging in een verleend onder- ondermandaat behoeft de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de algemeen directeur.
b. De verlening van een onder- ondermandaat geschiedt schriftelijk.
c. De ondergemandateerde stelt de algemeen directeur op de hoogte van een intrekking of wijziging van een verleend onder- ondermandaat.
d. Op onder- ondermandaat zijn de bepalingen van deze regeling van overeenkomstige toepassing.
e. Bij de uitoefening van een in onder- ondermandaat verleende bevoegdheid ondertekent de onder- ondergemandateerde "namens het bestuur" gevolgd door de vermelding van zijn naam en functie.
f. De ondergemandateerde draagt zorg voor het bijhouden van een registratie van alle binnen de beheerseenheden verleende onder-ondermandaten.
Van elk verleend onder- ondermandaat wordt geregistreerd:
- het terrein waarop het mandaat wordt verleend (Personeel, Financiën, Huisvesting, ICT, Overig);
- de functie van de onder- ondergemandateerde op grond waarvan hij het mandaat verkrijgt;
- de omvang van het onder- ondermandaat;
- de datum van toestemming van de algemeen directeur;
- de eventuele begrenzingen en eventuele bijzondere voorwaarden die aan de uitoefening van het onder- ondermandaat zijn gesteld;
- de wijze waarop de onder- ondergemandateerde rapporteert over de uitoefening van het onder-ondermandaat.
g. De ondergemandateerde zendt aan de algemeen directeur afschrift van de registratie van de onder- ondermandaten die in de beheerseenheid zijn verleend.
h. De in deze regeling opgenomen registratieverplichtingen welke uitdrukkelijk zijn belegd bij de ondergemandateerde zijn niet vatbaar voor onder- ondermandaat.
1.2.4 Algemene regels Volmacht en Ondervolmacht
a. Een volmacht tot het in naam van de president van de KNAW vertegenwoordigen van de KNAW in of buiten rechte wordt verleend door de president.
b. De president verstrekt volmacht aan de algemeen directeur ter uitvoering van de door het bestuur op grond van deze regeling genomen besluiten en ter uitvoering van de door de algemeen directeur op grond van deze regeling krachtens mandaat genomen besluiten en staat daarbij het verlenen van ondervolmacht door de algemeen directeur toe.
c. De algemeen directeur verstrekt ondervolmacht aan de instituutsdirecteuren ter uitvoering van de door de instituutsdirecteuren op grond van deze regeling krachtens ondermandaat genomen besluiten en staat daarbij het verlenen van ondervolmacht door de instituutsdirecteuren toe.
d. Op (het verlenen van) de volmacht c.q. ondervolmacht zijn de regels van deze regeling van overeenkomstige toepassing.
HOOFDSTUK 2 MANDATEN
2.1 Beheersmandaten algemeen directeur
Het bestuur mandateert al zijn beheersbevoegdheden aan de algemeen directeur van de KNAW, met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan het bestuur voorbehouden bevoegdheden.
2.2 Beheersmandaten instituutsdirecteur
De algemeen directeur ondermandateert de hierna beschreven beheersbevoegdheden aan de instituutsdirecteur:
2.2.1 Beheersmandaten op het gebied van PERSONEEL
Omvang
Het ondermandaat van de instituutsdirecteur op het gebied van personeel omvat met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan het bestuur en de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden:
a. alle verrichtingen, handelingen en het nemen van rechtspositionele beslissingen met inbegrip van aanvragen van vergunningen voor indiensttreding en voor tewerkstelling ten aanzien van het bij zijn beheerseenheid aan te stellen personeel;
b. alle verrichtingen, handelingen en het nemen van rechtspositionele beslissingen, met inbegrip van het aanvragen van e-herkenningsmiddelen op alle betrouwbaarheidsniveaus, ten aanzien van het bij zijn beheerseenheid werkzame personeel;
c. de zorg voor de arbeidsomstandigheden (met in begrip van de bedrijfshulpverlening), de zorg voor het milieu en de zorg voor de veiligheid binnen de desbetreffende beheerseenheid.
Ten aanzien van het bepaalde onder a en b geldt dat voorafgaande goedkeuring van de algemeen directeur is vereist voor beslissingen tot:
- het aangaan van een arbeidsovereenkomst of bevordering naar schaal 15 en verder;
- het aangaan van een arbeidsovereenkomst met of het wijzigen van een arbeidsovereenkomst van personeel waarbij geheel of gedeeltelijk sprake is van een standplaats buiten Nederland en/of grensoverschrijdend werken;
- het aangaan van een arbeidsovereenkomst met, bevordering, schorsing of ontslag van een functionaris die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering;
- het toekennen van toelages, gratificaties en andere structurele of eenmalige emolumenten voor schaal 15 en verder dan wel voor beslissingen tot toekenningen die een bedrag van € 5.000,- per keer of op jaarbasis te boven gaan;
- het goedkeuren van declaraties boven € 5.000,- .
Het mandaat wordt uitgeoefend met inachtneming van de van toepassing zijnde Arbo- en milieuwetgeving en de op die wetgeving gebaseerde regelingen, voorschriften en richtlijnen, de CAO NU, het vigerende personeelsbeleid van de KNAW alsmede de door of namens het bestuur c.q. de algemeen directeur gegeven richtlijnen en aanwijzingen en voorts met inachtneming van het in 2.3 bepaalde ten aanzien van de biologische veiligheid en de stralingsveiligheid. Indien er sprake is van inhuur van personeel niet in loondienst dient gebruik te worden gemaakt van de door de Belastingdienst voor de KNAW goedgekeurde modelovereenkomsten.
De instituutsdirecteur kan aan onder zijn leiding en verantwoordelijkheid werkzame werknemers gekoppeld aan hun functie tekenbevoegdheid verlenen met betrekking tot bepaalde rechtshandelingen van personele aard. In zijn besluit bepaalt hij aard en doel van deze bevoegdheid, alsmede de begrenzing van de daaruit voor de KNAW voortvloeiende verplichtingen. Een overzicht van de tekenbevoegdheden wordt aan de algemeen directeur verstrekt.
Toelichting:
Denk bij deze tekenbevoegdheid bijvoorbeeld aan het verlenen van (buitengewoon) verlof, het goedkeuren van cursussen, declaraties, buitenlandreizen, CAO arrangementen etc.
2.2.2 Beheersmandaten op het gebied van FINANCIËN
Omvang
Het ondermandaat van de instituutsdirecteur op het gebied van financiën omvat met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan het bestuur en de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden, het beschikken over de door het bestuur aan de beheerseenheid toegekende middelen. De instituutsdirecteur oefent het ondermandaat uit overeenkomstig de geïndiceerde bestemming, de begroting van de KNAW en binnen de grenzen van de wet, alsmede met inachtneming van de gegeven regels, richtlijnen en instructies van of namens het bestuur c.q. de algemeen directeur.
De instituutsdirecteur kan aan onder zijn leiding en verantwoordelijkheid werkzame werknemers gekoppeld aan hun functie tekenbevoegdheid verlenen met betrekking tot bepaalde rechtshandelingen van financiële aard. In zijn besluit bepaalt hij aard en doel van deze bevoegdheid, alsmede de begrenzing van de daaruit voor de KNAW voortvloeiende verplichtingen. Een overzicht van de tekenbevoegdheden wordt aan de algemeen directeur verstrekt.
2.2.3 Beheersmandaten op het gebied van HUISVESTING
Omvang
Het ondermandaat van de instituutsdirecteur op het gebied van huisvesting omvat met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan het bestuur en de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden de zorg voor het dagelijkse beheer van de gebouwen, gebouwencomplexen en terreinen die door de algemeen directeur aan hem zijn toegewezen. Ingeval een gebouw en/of gebouwencomplex wordt bewoond dan wel een terrein wordt gebruikt door méér dan één beheerseenheid, wijst de algemeen directeur voor dat gebouw en/of gebouwencomplex en/of terrein als ondergemandateerde aan de instituutsdirecteur van de qua fte grootste beheerseenheid.
Tot het mandaat op het gebied van huisvesting wordt gerekend:
a. besluiten die toezien op het klein onderhoud aan de gebouwen, zoals beschreven in de Demarcatielijst Huurder-Verhuurder;
b. de toebedeling van ruimten aan werknemers in overeenstemming met de technische en functionele bestemming van het gebouw;
c. het ter beschikking stellen van ruimtes aan derden in het gebouw waar de desbetreffende beheerseenheid is ondergebracht met een maximale duur van vijf werkdagen;
d. de dagelijkse beveiliging van gebouwen, gebouwencomplexen en terreinen;
e. het bepalen van de openingstijden van het gebouw, gebouwencomplexen en terreinen;
f. het bepalen van de rechten van toegang tot het gebouw, gebouwencomplexen en terreinen binnen en buiten de reguliere openingstijden;
g. (het handhaven van) de huishoudelijke orde, met inbegrip van het vaststellen van huisregels en het treffen van ordemaatregelen.
De ondergemandateerde is bevoegd om gastonderzoekers, stagiaires, vrijwilligers, derden die zich naar algemeen heersende opvatting op een onaanvaardbare wijze gedragen, te laten verwijderen. Daarbij kan hun de toegang worden ontzegd tot alle gebouwen, gebouwencomplexen en terreinen van de beheerseenheid:
- bij derden is tot ontzegging van de toegang tevens bevoegd de gebouwenbeheerder. De ontzegging van de toegang kan voor onbepaalde tijd gelden;
- bij gastonderzoekers, stagiaires en vrijwilligers is tot ontzegging van de toegang bevoegd de instituutsdirecteur. De ontzegging van de toegang door de instituutsdirecteur kan voor ten hoogste één jaar gelden en de duur van de ontzegging moet door de ernst van de gedraging worden gerechtvaardigd.
Toelichting:
Voor personeel dat zich naar algemeen heersende opvatting op een onaanvaardbare wijze gedraagt, behoren disciplinaire maatregelen tot de mogelijkheden.
De instituutsdirecteur wijst een functionaris aan die het eerste aanspreekpunt is voor wat betreft het beheer van het gebouw, het gebouwencomplex en het terrein en brengt de afdeling Vastgoed van de KNAW daarvan op de hoogte.
2.2.4 Beheersmandaten op het gebied van ICT
Omvang
Het ondermandaat van de instituutsdirecteur op het gebied van ICT (gedefinieerd als “het geheel van de geautomatiseerde informatievoorziening inclusief de daarvoor benodigde hardware, software en extern ingehuurde diensten”) omvat, met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden, de aanschaf of huur, het beheer en onderhoud en het gebruik van ICT voor de eigen werkprocessen, met inachtneming van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de KNAW, de informatiebeveiliging en van het algemene ICT-beleid (waaronder de Regeling ICT-voorzieningen en communicatiemiddelen KNAW).
2.2.5 Beheersmandaten Overig
a. Het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen
Omvang
Het ondermandaat van de instituutsdirecteur omvat met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden, het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen, waaronder het aanvragen van subsidies, met inachtneming van de volgende instructies:
a. de waarde van de verplichting een bedrag van € 250.000,- (eenmalig of cumulatief) niet overstijgt. Tot een bedrag van € 100.000,- is onder- ondermandatering mogelijk;
b. de subsidie een bedrag van €250.000,- per jaar niet overstijgt;
c. verplichtingen bedoeld onder b die worden onder- ondergemandateerd maar waaraan voor de KNAW een matchingsverplichting is verbonden, vereisen de voorafgaande goedkeuring van de instituutsdirecteur;
d. op het verstrekken van opdrachten is het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de KNAW van toepassing. Opdrachten tot levering (aankoop, huur, lease en huurkoop van stoffelijke zaken), opdrachten tot uitvoering van een werk (bouw- dan wel wegenbouwkundige werken) alsmede opdrachten tot uitvoering van diensten, dienen te worden geplaatst bij de leveranciers die op grond van (Europese) aanbestedingsprocedures zijn geselecteerd.
Registratie
De instituutsdirecteur draagt er zorg voor dat alle aangegane op geld waardeerbare verplichtingen op het niveau van de beheerseenheid worden geregistreerd. De instituutsdirecteur verschaft eenmaal per jaar en voorts desgevraagd door de algemeen directeur informatie over de aangegane verplichtingen. De instituutsdirecteur zendt afschrift van de aangegane verplichting per omgaande aan Documentaire Informatievoorziening (DIV), div@knaw.nl.
De algemeen directeur kan richtlijnen geven voor de wijze waarop de registratie en de rapportage plaatsvindt.
b. Het aangaan van niet op geld waardeerbare verplichtingen
Omvang
Het ondermandaat van de instituutsdirecteur omvat met uitzondering van de in hoofdstuk 3 genoemde aan de algemeen directeur voorbehouden bevoegdheden het aangaan van niet op geld waardeerbare verplichtingen (bijvoorbeeld geheimhoudingsverklaringen).
Verplichtingen die worden aangegaan en die niet op geld waardeerbaar zijn, maar waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat deze verplichtingen worden gevolgd door wel op geld waardeerbare verplichtingen (bijvoorbeeld intentieverklaringen, voorovereenkomsten) worden voor de toepassing van de mandatenregeling beschouwd te vallen onder 2.2.5 sub a met de daarbij behorende instructies.
Registratie
De instituutsdirecteur draagt er zorg voor dat alle aangegane niet op geld waardeerbare verplichtingen op het niveau van de beheerseenheid worden geregistreerd. De instituutsdirecteur verschaft eenmaal per jaar en voorts desgevraagd door de algemeen directeur informatie over de aangegane verplichtingen. De instituutsdirecteur zendt afschrift van de aangegane verplichting per omgaande aan DIV, div@knaw.nl.
De algemeen directeur kan richtlijnen geven voor de wijze waarop de registratie en de rapportage plaatsvindt.
c. Het beheer van gegevensbestanden
Omvang
Het ondermandaat van de instituutsdirecteur omvat het beheer van gegevensbestanden binnen zijn beheerseenheid. De instituutsdirecteur oefent het mandaat uit binnen de grenzen van de wet, alsmede met inachtneming van de gegeven regels, richtlijnen en instructies van of namens het bestuur c.q. de algemeen directeur.
Onder gegevensbestanden wordt verstaan elk binnen de betreffende beheerseenheid aanwezig gestructureerd geheel van persoonsgegevens zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verordening van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 inzake de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van hun persoonsgegevens en het vrije verkeer van die gegevens).
Het beheer van gegevensbestanden omvat in ieder geval:
- het registreren van iedere verwerking overeenkomstig artikel 30 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
- het bewaren en bewaken van deze bestanden en het stellen van regels daarvoor alsmede de zorg voor de beveiliging van de geautomatiseerde gegevensbewerkingen, met in achtneming van het vigerende privacy- en informatiebeveiligingsbeleid KNAW;
- het bepalen van de inrichting van deze bestanden en de verkrijging en verwerking van gegevens;
- het beschikbaar stellen van (onderdelen van) bestanden aan gebruikers en het bepalen van de wijze waarop dit gebeurt;
- het rechtmatig gebruik van de bestanden in overeenstemming met het doel van de verwerking;
- het naleven van de rechten van geregistreerde personen;
- het verstrekken van gegevens aan derden, waaronder begrepen opsporende instanties, indien dit op grond van een wettelijke bepaling verplicht is;
- de naleving van de wettelijke regels inzake persoonsgegevens.
2.3 Afdoeningsmandaten
Aan de algemeen directeur
is gemandateerd de uitoefening van bevoegdheden uit hoofde van de Wet op de Dierproeven met inbegrip van de zorg voor de beschikbaarheid van de door de wet vereiste deskundigheid en de Dier Experimenten Commissie (DEC).
is gemandateerd de uitoefening van de bevoegdheden met betrekking tot de Regeling ICT-voorzieningen en communicatiemiddelen KNAW voor zover in die regeling de bevoegdheid niet bij de instituutsdirecteur is neergelegd.
is gemandateerd het nemen van besluiten voor zover deze een uitvoering betreffen van eerder door het bestuur vastgesteld beleid.
is gemandateerd de uitoefening van bevoegdheden met betrekking tot het beheer van de (centrale) verzekeringsportefeuille alsmede de uitoefening van bevoegdheden met betrekking tot (het verlenen van) incasso-opdrachten ter inning van vorderingen.
is gemandateerd het nemen van besluiten op verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur.
is gemandateerd het nemen van beslissingen op een verzoekschrift, dat is ingediend tegen in het Reglement commissie van heroverweging rechtspositionele beslissingen (anders dan ontslag) KNAW opgenomen rechtspositionele beslissingen die zijn genomen door of namens de instituutsdirecteuren.
is gemandateerd het nemen van beslissingen op een bezwaarschrift, dat is ingediend tegen besluiten genomen door of namens de instituutsdirecteuren.
is gemandateerd de afdoening van klachten ingediend tegen gedragingen van instituutsdirecteuren.
Aan de instituutsdirecteuren
is gemandateerd de uitoefening van de bevoegdheden met betrekking tot de Regeling ICT-voorzieningen en communicatiemiddelen KNAW voor zover in die regeling de bevoegdheid niet bij de algemeen directeur is neergelegd.
is gemandateerd de uitoefening van bevoegdheden met betrekking tot het doen van aangifte bij opsporende instanties, na voorafgaand overleg met de algemeen directeur.
Aan de biologische veiligheidsfunctionaris
is gemandateerd het aanvragen van vergunningen voor het werken met Genetisch Gemodificeerde Organismen in het kader van onderzoeksexperimenten, alsmede de uitoefening van de bevoegdheden uit hoofde van de vergunningen krachtens de Regeling en het Besluit Genetisch Gemodificeerde Organismen.
Aan de algemeen coördinerend stralingsdeskundige
is gemandateerd de uitoefening van de bevoegdheden uit hoofde van de vergunning krachtens de Kernenergiewet.
Aan de (plaatsvervangend) functionaris voor de gegevensbescherming
is gemandateerd het melden van een datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
HOOFDSTUK 3 VOORBEHOUDEN BEVOEGDHEDEN
3.1 Voorbehouden bevoegdheden bestuur
Het bestuur behoudt zich de volgende bevoegdheden voor:
3.1.1 Voorbehouden bevoegdheden personeel:
a. het (her-)benoemen, schorsen en ontslaan van instituutsdirecteuren;
b. het vestigen van bijzondere leerstoelen;
c. verrichtingen, handelingen en het nemen van rechtspositionele beslissingen ten aanzien van de algemeen directeur;
d. het nemen van beslissingen tot opzegging van de arbeidsovereenkomst van een aanmerkelijk aantal werknemers in een kort tijdsbestek.
3.1.2 Voorbehouden bevoegdheden financiën:
a. het nemen van besluiten over de meerjarige allocatie van middelen uit de Rijksbijdrage;
b. het vaststellen van het Treasury Statuut en het Beleggingsmandaat;
c. het aanwijzen van de instellingsaccountant voor de controle van het jaarverslag;
d. het aangaan en het verstrekken van geldleningen met een bedrag ≥ € 250.000,-;
e. het aanvaarden van schenkingen en legaten met een bedrag ≥ € 500.000,-.
3.1.3 Voorbehouden bevoegdheden huisvesting:
a. het vaststellen van het meerjarenbeleidsplan huisvesting KNAW;
b. het nemen van besluiten of het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen waarbij een (des)investeringsbedrag of financiële verplichting is gemoeid van € 1.000.000,- of hoger.
3.1.4 Voorbehouden bevoegdheden met betrekking tot juridische aangelegenheden en (gerechtelijke) procedures:
a. Het beslissen op verzoekschriften, ingediend tegen in het Reglement commissie van heroverweging rechtspositionele beslissingen (anders dan ontslag) KNAW opgenomen rechtspositionele beslissingen die krachtens mandaat zijn genomen door de algemeen directeur;
b. het beslissen op bezwaarschriften of het instemmen met rechtstreeks beroep zoals bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht, tegen besluiten die krachtens mandaat zijn genomen door de algemeen directeur;
c. de afdoening van klachten gericht tegen gedragingen van de algemeen directeur.
3.1.5 Voorbehouden bevoegdheden met betrekking tot de huisstijl, naam en logo KNAW:
a. het vaststellen van de algemene huisstijl KNAW.
3.1.6 Voorbehouden bevoegdheden overig:
a. het nemen van besluiten tot het opheffen, samenvoegen, afstoten of oprichten van een (nieuw) instituut, het wijzigen van de missie van een instituut, het afstoten of aantrekken van activiteiten van strategisch belang van een instituut of tot institutionele samenwerking van een instituut met derden;
b. het (mede) oprichten van dan wel deelnemen in rechtspersonen;
c. het vervreemden van onderdelen van de organisatie c.q. het afstoten van activiteiten.
3.2 Voorbehouden bevoegdheden algemeen directeur
De algemeen directeur behoudt zich de volgende bevoegdheden voor:
3.2.1 Voorbehouden bevoegdheden personeel:
a. het aangaan van een arbeidsovereenkomst met en bevorderen van instituutsdirecteuren alsmede alle verrichtingen, handelingen en het nemen van rechtspositionele beslissingen ten aanzien van de instituutsdirecteuren voor zover niet door het bestuur van de KNAW voorbehouden;
b. het opleggen van de disciplinaire maatregel van ontslag, dan wel van schorsing voor een bepaalde tijd met gehele of gedeeltelijke inhouding van de bezoldiging, alsmede het op non-actief stellen rond het opleggen van deze disciplinaire maatregelen van werknemers vanaf schaal 15;
c. het inhuren van personeel niet in loondienst met een uurtarief ≥ € 150,- exclusief BTW;
d. het vaststellen van het personeelsbeleid voor de KNAW en het voeren van het personeelsbeheer;
e. het nemen van (een voorgenomen) besluit tot reorganisatie en het voeren van overleg over de reorganisatie met de Ondernemingsraad;
f. het vaststellen van ontslagregelingen.
3.2.2 Voorbehouden bevoegdheden financiën:
a. het aangaan en het verstrekken van geldleningen tot een bedrag van € 250.000,-;
b. het borgstellen van de KNAW, het verbinden van de KNAW als hoofdelijk (mede)schuldenaar, het zich als KNAW sterk maken voor een derde of het zich als KNAW aanbieden tot zekerstelling voor een schuld van een derde;
c. openen, wijzigen en opheffen van bank- en girorekeningen;
d. het in gebruik nemen van een creditcard, collecterend op een bank- of girorekening van de KNAW;
e. het aangaan van deposito’s en het aankopen van effecten (obligaties, aandelen of afgeleide producten);
f. de tekenbevoegdheid van banktransacties;
g. het kwijtschelden van vorderingen, en het afboeken c.q. buiten invordering laten van vorderingen voor een totaalbedrag, per debiteur van meer dan € 50.000,-;
h. het bewaren van een kas met een omvang van meer dan € 1.500,- aan contant geld en toonderpapier;
i. het aanvaarden van schenkingen en legaten tot een bedrag van € 500.000,-;
j. het selecteren van leveranciers van diensten of werken op grond van (Europese) aanbestedingsprocedures alsmede het nemen van besluiten om af te wijken van het vigerende aanbestedingsbeleid;
k. het sluiten van de overeenkomsten in het kader van de (centrale) verzekerings- portefeuille van de KNAW;
l. het verstrekken van opdrachten aan accountants, niet zijnde de instellingsaccountant.
3.2.3 Voorbehouden bevoegdheden huisvesting:
a. besluiten die toezien op het groot onderhoud aan de gebouwen, zoals beschreven in de Demarcatielijst Huurder-Verhuurder, met uitzondering van het bepaalde in de Annex onder 1.2.2;
b. het nemen van besluiten of het aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen waarbij een (des)investeringsbedrag of financiële verplichting is gemoeid < € 1.000.000,-, met uitzondering van het bepaalde in de Annex onder 1.2.2;
c. het vestigen van opstallen, het verkrijgen, vervreemden, bezwaren, (onder)huren en (onder)verhuren en in gebruik geven van onroerende zaken van de KNAW aan derden, na verkregen goedkeuring van het bestuur;
d. het gebruik maken van het adres van de KNAW of het adres van de instituten van de KNAW ten behoeve van andere rechtspersonen;
e. het verlenen van toestemming tot het doorhalen van hypothecaire inschrijvingen en beslagen alsmede elke andere daad van eigendom;
f. besluiten die toezien op de aanschaf of vervanging van beveiligingssystemen c.q. voorzieningen;
g. het in gebruik geven van (delen van) gebouwen van de KNAW aan de ondergemandateerden.
3.2.4 Voorbehouden bevoegdheden ICT:
a. Het vaststellen van beheerseenheid overstijgend beleid voor ICT, gericht op een duurzame, kostenefficiënte, samenhangende en veilige geautomatiseerde informatievoorziening binnen de KNAW, met inachtneming van de aansluitvoorwaarden van SURF;
b. Het nemen van besluiten ten aanzien van de aanschaf of huur, het beheer en onderhoud en het gebruik van concerninformatiesystemen en –diensten;
c. Het controleren van de naleving van het beleid voor ICT.
3.2.5 Voorbehouden bevoegdheden met betrekking tot het aangaan van verplichtingen:
a. het op het niveau van het instituut aangaan van op geld waardeerbare verplichtingen met een geldwaarde > € 250.000,- (eenmalig of cumulatief) of de aanvraag van een subsidie waarbij het met de subsidie gemoeide bedrag > €250.000,- per jaar bedraagt;
b. de besluitvorming op basis van de Regeling Valorisatie KNAW, voor zover in die regeling de besluitvorming niet bij een ander orgaan is neergelegd;
c. het aangaan van samenwerkingsovereenkomsten op instellingsniveau, het sluiten van overeenkomsten waarbij beheerseenheid overstijgende belangen betrokken zijn.
De algemeen directeur zendt afschrift van de overeenkomst per omgaande aan DIV, div@knaw.nl.
3.2.6 Voorbehouden bevoegdheden met betrekking tot juridische aangelegenheden en (gerechtelijke) procedures:
a. het voeren van rechtsgedingen, het voeren van verweer in juridische procedures, het opdragen van geschillen aan scheidslieden, het aangaan van vaststellingsovereenkomsten, het toestemmen in een akkoord, het berusten in rechterlijke beslissingen en in beslissingen van scheidslieden, een en ander voor zover het geen geattribueerde bevoegdheid aan een ander orgaan betreft;
b. het beslissen op bezwaarschriften of het instemmen met rechtstreeks beroep zoals bedoeld in de Algemene wet bestuursrecht, tegen besluiten die krachtens mandaat zijn genomen;
c. het inwinnen van juridisch advies bij, dan wel het in juridische procedures laten vertegenwoordigen van het bestuur van de KNAW door derden (advocaten of juridisch adviseurs).
3.2.7 Voorbehouden bevoegdheden met betrekking tot de huisstijl, naam en logo KNAW:
a. het verlenen van toestemming aan derden voor het gebruik van de naam en/of het logo van de KNAW.
3.2.8 Voorbehouden bevoegdheden overig
a. het aanvragen van vergunningen waarvoor de wet eist dat deze door het bevoegde gezag zelf worden aangevraagd of die beheerseenheid overstijgend zijn waaronder vergunningen in het kader van de Kernenergiewet (KEW) en het Besluit Stralingsbescherming Kernenergiewet (BSK) en het Besluit en de Regeling Genetisch Gemodificeerde Organismen (GGO), met uitzondering van vergunningen voor het werken met Genetisch Gemodificeerde Organismen in het kader van onderzoeksexperimenten waarvan de bevoegdheid tot het aanvragen is gemandateerd aan de biologische veiligheidsfunctionaris;
b. het nemen van besluiten ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden van de KNAW op basis van de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de daarop gebaseerde regelingen.
3.2.9 Algemeen voorbehoud ten aanzien van mandaatuitoefening:
Als algemeen voorbehoud ten aanzien van elke mandaatuitoefening geldt dat de (onder)gemandateerde vooraf met het bestuur (c.q. de algemeen directeur) overleg pleegt indien een te nemen besluit:
a. een besluit van principiële of controversiële aard betreft dan wel indien er sprake is van de (schijn van) belangenverstrengeling;
b. een besluit betreft waarbij de voorgeschreven wijze van beraad of behandeling nog niet is voltooid;
c. nieuwe beleidsinitiatieven van beheerseenheden met zich brengt waarvan redelijkerwijs mag worden verwacht dat deze bij de uitvoering ook consequenties kunnen hebben voor andere beheerseenheden;
d. leidt tot belangrijke nevenaspecten of bijkomende gevolgen zoals precedentwerking van een te nemen besluit of van een reeks genomen besluiten waaronder in elk geval is begrepen het ontstaan van een gerede kans op een gerechtelijke procedure, als ook te verwachten publiciteit.
HOOFDSTUK 4 MELDINGSPLICHT EN OVERLEG
De gemandateerde stelt het bestuur en de ondergemandateerde stelt het bestuur en de algemeen directeur direct in kennis van:
a. Misdrijven hem in de uitoefening van zijn functie ter kennis komen;
b. (Vermoede) schendingen van wetenschappelijke integriteit die hem ter kennis komen;
c. Door externe controlerende instanties ingestelde onderzoeken en gevraagde verantwoording;
d. Gebeurtenissen die ingrijpende gevolgen hebben of kunnen hebben voor het functioneren van de KNAW organisatie of onderdelen daarvan;
e. Overige door het bestuur c.q. de algemeen directeur aan te wijzen onderwerpen.
De (onder)gemandateerde handelt hierbij zoveel mogelijk in overleg met het bestuur (c.q. de algemeen directeur) of de door het bestuur (c.q. de algemeen directeur) hiertoe aangewezen persoon.
HOOFDSTUK 5 SLOTBEPALINGEN
a. Deze regeling kan worden aangehaald als "Mandatenregeling KNAW".
b. De regeling “Standaardmandaat KNAW 2012” zoals vastgesteld op 22 augustus 2012 komt te vervallen en wordt door deze regeling vervangen.
c. Deze regeling kan worden gewijzigd door het bestuur.
d. In gevallen waarin deze regeling niet voorziet, beslist het bestuur.
e. Deze regeling treedt in werking op 1 februari 2018 en is gewijzigd op 1 januari 2020.
Annex Ondermandatenregeling bureau KNAW