Gedragscode belangenverstrengeling fondsen, prijzen en lidmaatschappen

Inleiding

Het betreft:

• de beoordeling van nominaties voor prijzen en aanvragen voor financiële bijdragen uit fondsen, en de besluitvorming over toekenning hiervan.
• de boordeling van nominaties voor lidmaatschappen van de KNAW, De Jonge Akademie en de Akademie van Kunsten.

Deze code is niet van toepassing op adviescommissies voor wetenschappelijke adviesrapporten. Hiervoor geldt de Code ter voorkoming van oneigenlijke beïnvloeding door belangenverstrengeling (januari 2012).

Uitgangspunt is dat de KNAW belangenverstrengeling, en ook de schijn daarvan (hierna: belangenverstrengeling), voorkomt. Besturen, jury’s en commissies van de KNAW zijn hiervoor zelf verantwoordelijk, waarbij de voorzitter van een bestuur, jury of commissie eindverantwoordelijkheid draagt, daarin bijgestaan door het KNAW-bureau (uitvoerend secretaris en zo nodig een medewerker van de afdeling juridische zaken).

De hierna volgende regels beogen niet een alle situaties omvattend geheel aan voorschriften te bevatten. Waar nodig, moet er in de geest van de regeling worden gehandeld. Uiteindelijk gaat het erom dat de verantwoordelijke voorzitter van geval tot geval vaststelt of er sprake is van betrokkenheid bij een nominatie of aanvraag en in welke mate, wat dit betekent voor deelname aan bestuur, jury of commissie, en of eventuele neutraliserende maatregelen volstaan.

Categorieën belangenverstrengeling

1. Betrokkenheid:

1. het zijn van (mede-)nominator of (mede-)aanvrager;
2. het zijn van (mede-)ondertekenaar van een nominatie of aanvraag;
3. het zijn van begeleider, projectleider, adviseur van een (project van een) genomineerde of aanvrager of het anderszins meewerken aan een project van genomineerde of aanvrager;
4. het verstrekken van een aanbevelingsbrief, adhesieverklaring of steunbetuiging voor een nominatie of aanvraag;
5. het zijn van bestuurder (decaan, directeur instituut, hoofd capaciteitsgroep, lid Raad van Commissarissen) van een organisatie/organisatieonderdeel van een genomineerde of aanvrager;
6. het zijn van medewerker van een organisatieonderdeel (bijvoorbeeld vakgroep, onderzoekschool) of van dezelfde organisatie (als deze geen onderdelen kent) van een genomineerde of aanvrager én in hetzelfde deelvakgebied als de genomineerde of aanvrager publiceren.
7. het hebben begeleid van een genomineerde of aanvrager in een andere fase (in beginsel korter dan vijf jaar geleden) en/of het samen hebben gepubliceerd respectievelijk publiceren (in beginsel korter dan drie jaar geleden);
8. het hebben van een familierelatie in de eerste, tweede of derde graad met een genomineerde of aanvrager;
9. het voeren van eenzelfde huishouding en/of het zijn van echtgeno(o)te of anderszins partner van een genomineerde of aanvrager.

2. Vooringenomenheid:

1. vooringenomen zijn ten aanzien van een specifieke nominatie of aanvraag en daardoor die aanvraag negatiever of positiever beoordelen dan zonder die vooringenomenheid;
2. betrokkenheid bij een nominatie of aanvraag die aanzienlijke overlap vertoont met een andere nominatie of aanvraag.

Gedragsregels

1. Besturen, jury’s en commissies van de KNAW zijn gehouden aan de Gedragscode belangenverstrengeling fondsen, prijzen en lidmaatschappen. De leden hiervan dienen het Formulier belangenverstrengeling fondsen, prijzen en lidmaatschappen waarin zij verklaren zich aan de gedragscode te houden, zo snel mogelijk na hun benoeming te ondertekenen en te retourneren aan de uitvoerend secretaris. De uitvoerend secretaris bewaart het getekende formulier in het centrale archief.
2. Leden van besturen, jury’s en commissies mogen zelf geen nominaties of aanvragen (mede-)indienen of (mede-)ondertekenen (categorie 1a en 1b).
3. Leden van besturen, jury’s en commissies die bij één of meer nominaties of aanvragen zijn betrokken volgens categorie 1c t/m 1i en 2 nemen geen deel aan de beoordeling en besluitvorming over de betreffende nominatie of aanvraag. In dat geval verlaten zij tijdelijk de vergaderomgeving, waarvan mededeling wordt gedaan in de notulen.
4. Leden van besturen, jury’s en commissies mogen tijdens en na het beoordelingsproces geen informatie verstrekken over de (feitelijke) gang van zaken aan belanghebbenden of anderen.
5. Referenten die men vraagt om een onafhankelijk oordeel te geven over een nominatie of aanvraag, verzoekt men het volgende:
   Als u instemt om op te treden als referent over de vermelde nominatie/aanvraag, gaat de KNAW ervan uit dat zij u kan beschouwen als een onafhankelijke deskundige op het gebied van deze nominatie/aanvraag zoals bedoeld in de KNAW Gedragscode belangenverstrengeling fondsen, prijzen en lidmaatschappen. Als dit niet het geval is of als u hierover twijfelt, verzoek ik u vriendelijk om dit zo snel mogelijk aan de uitvoerend secretaris door te geven.
6. Het KNAW-bureau is voortdurend waakzaam waar zich vormen van belangenverstrengeling kunnen aandienen. Daar waar het de werkzaamheden van een bestuur, jury of commissie betreft, handelt het KNAW-bureau in nauw samenspel met de bestuurs-, jury- of commissievoorzitter.
7. Bestuurs-, jury- of commissievergaderingen ten behoeve van het toekennen van fondsen, prijzen en lidmaatschappen mogen niet worden bijgewoond door waarnemers van externe organisaties. 

Escape-clausule

Slechts ná overleg met een medewerker van de afdeling juridische zaken van het KNAW-bureau kan een bestuur, jury of commissie afwijken van gedragsregel 2 en 3. De eindverantwoordelijkheid bij de toepassing van de hierna genoemde neutraliserende maatregelen ligt bij de voorzitter van betreffende bestuur, jury of commissie. De escape-clausule kan de KNAW daarom niet toepassen op de voorzitter van een bestuur, jury of commissie zelf.

Voorbeelden van neutraliserende maatregelen zijn:

• (tijdelijk) uitbreiden van het aantal bestuurs-, jury- of commissieleden;
• een expliciete verklaring van alle niet-betrokken bestuurs-, jury- of commissieleden dat zij ondanks de vastgestelde betrokkenheid bereid zijn te garanderen dat sprake zal zijn van een fair beoordelingsproces;
• het verplicht stellen van een beoordelingsproces waarbij het eindoordeel van bestuur, jury of commissie betreffende elk te beoordelen voorstel als volgt tot stand komt:

• De bestuurs-, jury- of commissieleden wisselen onderling hun argumenten uit maar komen vervolgens zelfstandig en anoniem tot hun desbetreffend (individuele) eindoordeel;
• Als bestuur, jury of commissie uit minimaal zes leden bestaat, telt men de (individuele) eindoordelen met het laagste en het hoogste cijfer niet mee. Het gemiddelde van de overige eindoordelen vormt het eindoordeel van bestuur, jury of commissie. Als bestuur, jury of commissie uit minder dan zes leden bestaat, telt het meest afwijkende individuele oordeel niet mee.

Werkwijze

• De werkwijze behoort bij ieder(e) fonds, prijs of lidmaatschap opnieuw te worden gevolgd.
• Een lid van een bestuur, jury of commissie dient het Formulier belangenverstrengeling fondsen, prijzen en lidmaatschappen bij diens benoemingsbrief te ontvangen en daarna zo snel mogelijk te ondertekenen en te retourneren aan de uitvoerend secretaris.
• Nadat een lid van een bestuur, jury of commissie de nominaties of aanvragen van de uitvoerend secretaris heeft ontvangen, dient deze zo snel mogelijk na te gaan of:

• diens belangen (potentieel) verstrengeld zijn met een of meer nominaties of aanvragen;
• (potentiële) belangenverstrengeling kan ontstaan met een of meer nominaties of aanvragen.

Als dit het geval is, dient het lid de uitvoerend secretaris hiervan direct op de hoogte te stellen.

• Na ontvangst van een melding, zal de uitvoerend secretaris:

• een advies voorbereiden over de wijze waarop de voorzitter met de melding zou moeten omgaan volgens de gedragscode;
• indien in het advies wordt voorgesteld om af te wijken van gedragsregel 2 en/of 3 (toepassing van de escape-clausule) wordt er overleg gepleegd met een medewerker van de afdeling juridische zaken van het KNAW-bureau.
• De uitvoerend secretaris legt het advies ter goedkeuring voor aan de voorzitter van betreffend bestuur, jury of commissie en koppelt daarna terug aan het lid dat de melding heeft gedaan. Als het de voorzitter zelf betreft, deelt de uitvoerend secretaris het advies aan de voorzitter mee.
• Alle meldingen en adviezen staan als eerste agendapunt in de betreffende vergadering van een bestuur, jury of commissie ter besluitvorming op de agenda. De uitvoerend secretaris legt besluiten vast in de notulen.
• Het lid van een bestuur, jury of commissie dat de melding heeft gedaan, neemt niet deel aan de discussie van een bestuur, jury of commissie over diens melding en de besluitvorming van een bestuur, jury of commissie daarover.
• Betreffend bestuur, jury of commissie gaat met de melding van belangenverstrengeling om op de door het KNAW-bureau voorgestelde wijze in het advies, tenzij er zwaarwegende omstandigheden zijn om af te wijken van dat advies. Een bestuur, jury of commissie bevestigt dit in de vergadering en de uitvoerend secretaris legt dit vast in de notulen. 

Het bestuur van de KNAW heeft deze Gedragscode belangenverstrengeling fondsen, prijzen en lidmaatschappen vastgesteld op 13 februari 2023. Deze gedragscode treedt in werking met ingang van 1 maart 2023 en vervangt de Gedragscode belangenverstrengeling prijzen, lidmaatschappen en subsidies zoals vastgesteld door het bestuur van de KNAW op 18 mei 2015.